Mouvements internes pour rénover en site occupé

Les entreprises  soumises à des travaux de rénovation en milieu occupé doivent toutes répondre  à une même question: que faire des collaborateurs? Témoignage de Cisco Video Technologies

Les mouvements internes sont fréquents chez Cisco Video Technologies, leader mondial de solutions logicielles pour la protection des contenus télévisuels. Le dernier en  date ? Lorsque l’entreprise a décidé de rénover ses locaux de 10 000 m² en milieu occupé.

Au total, 14 phases de déménagement ont été élaborées par CBRE et échelonnées sur une dizaine de mois. Pour chacune des phases, il a fallu déplacer en moyenne 120  personnes : 60 à réinstaller à leurs postes et 60 à diriger vers des zones tampons. Ces espaces ont été repérés en amont puis aménagés pour pouvoir accueillir les salariés le temps que leurs bureaux soient rénovés. On a réuni certaines équipes, sans qu’elles ne travaillent nécessairement ensemble, pour libérer des espaces entiers.

Ils ont été équipés de tout le matériel informatique ainsi que des prises connectiques nécessaires aux collaborateurs pour qu’ils puissent travailler dans de bonnes conditions. Quatre salles de réunion ont également été réquisitionnées pour accueillir  les N+1 qui avaient besoin de plus de confidentialité. Il a ensuite fallu déterminer quels salariés allaient être déplacés en premier.

Une bonne communication est indispensable

Pour gérer tous ces mouvements, CBRE a fait appel à l’entreprise Methodem, en complément des déménageurs de D-Max. Cette dernière a été chargée de recueillir les besoins de chacun et de faire les plans.
Un document est rédigé et envoyé à tous les collaborateurs, reprenant l’intégralité du phasage avec les dates définies bien en amont et les plans des étages rénovés. Puis une semaine avant chaque phase, CBRE recevait une liste de questions plus précises : où va telle personne ? Que faire de son  matériel ? CBRE y répondait dans la journée et tout était prêt pour le vendredi suivant, les déménagements se passant le week-end.

Une nouvelle communication très ciblée est ensuite diffusée quatre jours avant les transferts. Elle indique aux salariés concernés que leur phase approche, leur rappelle leur bureau de départ et d’arrivée, la couleur de leurs cartons qui détermine l’étage ainsi que la date de retour dans leurs bureaux ou espaces rénovés. Il est important de bien prévenir les salariés en amont, ne serait-ce que pour anticiper les congés. Si une personne était absente, nous lui fournissions les cartons en avance et nous nous occupions de son étiquetage.

 

> Propos recueillis auprès de Philippe Ruggieri, Responsable des Services Généraux de Cisco Video Technologies & Bertrand Justamente, Workplace Manager chez CBRE par Arseg Info n°249